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神奇的手帳整理魔法:3-9 月行事曆這樣玩 專案控管就靠他!

MUKI wu
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◇ 月記事欄位可以這樣玩 專案控管就靠他! ◇

一週一頁都被我們用得淋漓盡致了,有沒有覺得非常充實且滿足呢!但聰明的各位應該會發現,前面我都沒有提到「月記事」耶,難道月記事用不到嗎?

月記事當然用得到囉!而且對於控管專案進度可說是非常好用啊!! (推眼鏡

在工作手帳中,我通常會利用月記事欄位做兩件事情,分別是「 規劃專案進度」以及「紀錄休假」。

月記事手帳通常有兩種規格:

  1. 以「禮拜一」作為一週的開頭
  2. 以「禮拜日」作為一週的開頭

 

我習慣找 禮拜一開頭 的手帳,對上班族而言,禮拜一是每個禮拜的第一個開工日,作為開頭較容易管理專案(對我而言啦)。

月記事的特色是每一天都是一個小格子,緊密的排列在一起,加上一次就可以看到一個月,這樣的特性很適合讓我們做專案進度表。

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這本是我的 Raymay Nofes,他的月計畫開頭,會註定這是今年的第幾週,所以我會利用這個格子寫下正在進行的專案項目。

後面的禮拜一到禮拜五方格,則可以依照自己的喜好,或是字體的大小做適當的取捨與調整,我自己常用的紀錄分類與方式,會在下面一一跟大家說明:)


◆ 一、即將開始的專案 ◆

如果是一個全新的、即將開始的專案,正常情況下主管會交代我們大概從什麼時候開始做?預計做多久?得到這些資訊後,我們就可以先把預定的時間記在手帳上。

在紀錄的過程,發現新專案跟正在進行的工作衝突到,也可以立即跟主管反應,千萬不要傻傻的全盤答應,到時候做不完就欲哭無淚了。

▼ 先利用不同顏色的筆寫下不同的專案名稱,之後用顏色識別會很清楚唷

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◆ 二、預定的進度 ◆

開始一個專案前,要先知道自己負責哪一塊,如果負責的東西很多,儘量把同類型的歸在一類,然後開始規劃每一類預定完成的時間;此外也可以在工作項目後面加上完成日期。不過月記事的格子很小,無法讓我們寫太多字,如果要細分自己負責的專案項目,我會建議可以用便條紙寫在旁隨時查閱。

▼ 先把預定要做的專案以及完成日期寫起來

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▼ 如果格子太小,可以用便條紙再細分工作項目,同樣可以在工作項目後面寫上 deadline。

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◆ 插播、用箭頭取代日期作為 deadline ◆

我習慣畫箭頭表示完成的日期 (deadline)。

像我之前提到的,月記事欄位是一格一格緊密排列,而且一次就可以看到一個月,所以箭頭能快速瞭解自己還有幾個工作天,我認為比寫日期還要直覺。

另外預定進度的時間都會比較鬆,所以大家可以把時程畫長一點,這樣才有個緩衝。

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◆ 三、已開始的工作 ◆

我覺得這跟寫週報有點類似,就像每個禮拜都要跟主管匯報做了哪些東西?以及正在進行哪些項目?...等等。

如果手帳的月記事欄位很大,可以考慮把每個專案的細項條列出來,並且評估已完成的進度;如果欄位不大,可以只寫專案名稱,以及重要的工作大項。

這些紀錄沒有一定的準則,都要看各位的工作,以及手帳的適用性而做調整唷。

▼ 以 4 ~ 6號為例子。因為這個月的專案數量不多,所以我將專案的細項都條列出來,後面寫上已完成的進度 (%)。

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以上跟大家介紹利用「月行事曆」作為專案管理的一種方法,雖然通常我們都會使用甘特圖做控管,但透過這樣的介紹,大家應該也能接受用月行事曆做管理了吧 XDDD。

下一章會跟大家介紹其他使用月行事曆的方法喔 :)

 

 

 

作者: MUKI wu (版權所有翻印必究。)

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