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神奇的手帳整理魔法:3-5 利用手帳 有效掌握工作代辦事項

MUKI wu
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◇ 手帳與進度任務管理 再複雜的流程清單 每一個步驟都不漏失的方法 ◇

這一章節要跟大家分享的是「工作代辦事項」。

一提到工作代辦事項 (也就是 check list),腦海應該會浮現「在每個代辦事項前面加入方格,有做到打勾,沒有做到就留白或打叉。」這樣的畫面吧!

2-13.jpg

但,問題來了!這些沒有完成的工作代辦事項,你們通常會怎麼處理呢?

我這邊舉兩種常見的做法,大家也是這樣做的嗎?

  1. 在其他日期 / 時間,重新謄寫一遍
  2. 來玩連連看,用箭頭拉線的方式,移動到其他欄位

我想,手帳有趣的地方就在這!因為這些做法都沒有正確答案,只有「適不適合自己」、或「自己喜不喜歡」。

所以大家不妨思考一下,你們會選擇哪一種?


◆ 如何管理尚未完成的代辦事項 ◆

而我建議的處理方法,是上述兩種都不採用的第三種方法:「不重新謄寫」,也「不畫箭頭」。

就讓沒有完成的工作代辦事項繼續放在原位子吧,等到完成的時候,再回去打勾並加上完成日期,我選擇這種做法的理由如下:

  1. 為何不用箭頭?
    箭頭雖然很方便、也很明確,但我對手帳有股執著的潔癖,不喜歡看到太多雜亂無序的線條及塗改痕跡,所以我果斷捨棄箭頭。
    2-14.jpg
  2. 為何不重新謄寫?
    如果有很多的工作代辦事項都沒完成,每件都要重新謄寫應該會累死人。久而久之會懶得再寫工作手帳、甚至翻開來就驚恐。此外如果今天的工作量又特別多,謄寫多少會佔用工作時間,而且短時間內寫太多字手也會痠 XD。
  3. 推薦的做法:
    每一條代辦事項前面都有方格,所以很明顯可以看到未被打勾的方格。因此我會利用早上剛到公司吃早餐時,重新檢查這禮拜沒有做記號的方格,確認代辦事項的進度及重要性並優先處理。假使這是時程較長的專案工作,也可以選擇累積到禮拜五再一次處理。

也許會有朋友覺得疑惑,「不重新謄寫」,也「不畫箭頭」,真的會回頭看已過去的日子嗎?

其實,這就是我選擇 一週一頁 作為上班手帳的原因之一,只要你的工作代辦事項還記錄在同一頁,我們就一定看得到,所以不用怕會錯過;當然,如果你的工作已經拖到下禮拜,需要回頭翻頁清除未完成的工作,也許可以考慮採用謄寫的方法,或是思考如何改善工作效率。

 

◆ 手帳不只是單純做紀錄 ◆

想要一再跟大家強調一件事情:手帳不只是單純幫我們紀錄工作。我們必須要利用這些紀錄,去思考哪個部分做得不好?是否有改善的空間?

假使我們只紀錄,而不去回顧、改善,這樣好像有點可惜,因為沒辦法把手帳最大的力量發揮出來,所以大家要用力把手帳的價值都挖掘出來,這樣對自己、或對手帳都會很有成就感。


作者:MUKI wu (版權所有翻印必究。)

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