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神奇的手帳整理魔法:3-4 手帳與時間管理 有效紀錄行程會議

MUKI wu
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◇ 手帳與時間管理 再瑣碎的會議行程 我都能有效紀錄排程的方法 ◇

一開始使用手帳,最令人頭痛的就是「不知該如何有效的紀錄行程」。凌亂的紀錄,又怕回頭看的時候看不懂自己在寫啥,甚至會想撕掉重寫,而這樣的猶豫心理,往往會導致我們對手帳卻步,不敢使用漂亮又昂貴的手帳。

我衷心給大家一個建議:就寫吧~孩子,不要想太多! 不寫,就永遠不知道自己適合怎樣的格式,一定要不斷的嘗試才能找到最適合自己的紀錄方法。所以大膽的下筆吧!只要抱持著「會寫得愈來愈好」這樣的想法,那麼手帳也是會跟著自己成長的唷!(這段好勵志啊~抹淚


◆ 讓手帳分攤你的大腦負擔 ◆

在有手帳之前,我們習慣大腦記憶所有的事情,或是把零散的行程夾在跟客戶往來的信件中、或是幾張隨手抄寫的便條紙上。

其實這是很沒有效率的方式,大家試著思考,一個人可以有幾顆大腦來記憶這些行程?重點是,大腦應該要用來做更重要更專業的工作,這些瑣碎的行程就交給手帳吧!請強迫自己用筆寫下來,然後將他們從大腦中放水流,不要增加大腦額外的負擔。

◆ 優先寫下「 100% 確定」的行程 ◆

我的規劃方式是把今天「確定要完成的工作事項」以及「確定會開的會議」優先紀錄在手帳上,既然已經確定了,至少有九成機率不會更動,也不用重新花時間謄寫。

畢竟,我們偶爾會因為行程遭到更動,一個忙碌或不開心,匆匆的畫上醜醜的刪除線,雖然很多人覺得手帳愈亂愈有價值,但是我還是偏好整齊乾淨的手帳,畢竟手帳乾淨才容易閱讀,也不會因此遺漏事項唷。

▼ 畫滿刪除線的手帳,凌亂且難以閱讀,真的不建議使用刪除線。

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◆ 紀錄重點:人與事 ◆

該紀錄到多細節的事情呢?建議大家不用記到太細節,因為手帳的格子不大,以我的 Raymay Nofes 來看,週記事的格子的確不大,如果行程太多,又要顧略到每個細節,很容易就會借用到明天的格子,在確認行程時,無法在第一時間搞清楚這是今天還是明天的行程。

我的紀錄方式,通常只記「」跟「」,愈簡短有力愈好。但如果你覺得這樣的紀錄方式不適合你,可能太過籠統,你也可以再多記一些明確的事項協助你查閱。但老話一句,記得確認你每一天的格子夠大,可以讓你紀錄更多東西;如果格子真的沒那麼大,卻仍有紀錄細節的必要,建議大家可以使用便利貼輔助。

 

◆ 不只預排會議時間,實際時間也要補充回去 ◆

接著來聊聊會議的時段紀錄。

上班後總是避免不了大會小會,如果你願意也可以使用手帳紀錄與安排你的會議。假設會議有確定的時間,也要記得寫上去,才能快速的確認是否會跟其他會議衝突。

假使你是會議主持人,或經常需要安排會議的時段,我建議可以把實際開會的時間補充上去。

舉個例子,A 會議原本預定 2~5 點,實際上卻開到 6 點,比預估的時間多了 1 個小時,我們同樣要把多出來的 1 小時寫進去。

會後可以檢討開會的時間是否有在掌控內?是過長還過短?delay 的頻率多高?該如何改進... 等等?

透過這樣的紀錄,慢慢抓出適合自己的主持節奏,才不會讓會議顯得冗長又沒效率喔。

▼ 在會議時段後加上一些註解,更有利於會後檢討。

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作者:MUKI wu (版權所有翻印必究。)

1 則留言
  1. 多謝分享,對meeting跟行程滿檔的我超級實用:D

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