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神奇的手帳整理魔法:強大的 GTD 工具 Chronodex

MUKI wu
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◇ 最適合手帳的時間管理 用神奇時鐘圖形 整理你的每日瑣碎待辦任務 ◇

以前當我買了 Traveler's Notebook (以下簡稱 TN )後,每天都泡在 Flickr 的 Midori TN 群組看大家分享他們的手帳與生活,看著看著,發現好多手帳都會出現這種圓圓的小圖,感覺像是行程或時間管理的工具,可是又不清楚他的名字,以及該怎麼使用。

▼ 圖片取自 Patrick Ng 的 Flickr 相簿

接著因為 Flickr 群組的關係,我認識了一位把 Midori TN 用得爐火純青的朋友:Patrick Ng,看了他寫的文章之後,才知道這個管理工具就是 Patrick 發明的,英文全名叫做「Chronodex」,請教 Patrick 後才知道,這是兩個英文單字「Chrone(time)」和「dex(index)」的組合,不過目前好像沒有明確的中文官方詞彙。簡而言之,Chronodex 是一種可以幫我們做時間管理的 GTD 工具,可以內嵌在手帳內頁上。


◆ 認識 Patrick Ng ◆

 

在分享這款強大的 Chronodex 工具前,我想先跟大家介紹 Chronodex 的發明者:Patrick,提到 Patrick,絕對不能錯過他拍的手帳以及文具,只要輕輕看一眼他的 Flickr 相簿,絕對會被照片的風格以及拍攝手法深深吸引,然後像我一樣成為 Patrick 的忠實粉絲。

▼ 圖片取自 Patrick 的 Flickr 相簿頁面

 

 

Patrick 目前任職於 city'super 的採購團隊,作為資深採購員的他,同時管理文具及生活精品部門。心理系畢業的 Patrick,就跟大多數的我們一樣,不是做與本科系相關工作,Patrick 畢業後,轉往電子商務產業發展,最後到了city'super 擔任文具零售業,我想這樣的際遇應該會讓大家都覺得很新鮮且奇妙,但 Patrick 原本就喜愛藝術以及工藝技術,加上從小觀察父親收藏中國書畫的鍛鍊,把對於美的鑑賞度應用在文具交流上,並不覺得突兀呢。

而 Patrick 也有自己的部落格唷,有興趣的朋友可以到他的部落格挖寶:http://scription.typepad.com/ 。裏面介紹了許多文具和他獨特的創意,甚至也有跟大家分享他在旅遊途中逛過的有趣商店。此外部落格也有提供接下來要跟大家介紹的 Chronodex,包含使用方法、如何客製化,以及免費的 Chronodex PDF 下載,有日期式以及自填式風格。


◆ Chronodex GTD 介紹 ◆

常使用時間工具做規畫的朋友,應該對 GTD 這個名詞不陌生。GTD 全名為 Getting Things Done,是一種行為管理的方法。GTD 的原則是希望我們不要用「頭腦」記一堆工作,而是把他全部都寫下來,透過這樣的方式,我們腦袋就不用記很多代辦事項,只要集中腦力專注在「現在」要完成的事情即可。

實現 GTD 這種概念的工具有很多,我們要介紹的 Chronodex 就是其中一種。透過近照,可以看出 Chronodex 是以時鐘作為圖像的GTD 工具。

 

 

在正式使用 Chronodex 規劃工作前,讓我們先了解 Chronodex 的組成及他的特色。

 

一、6 : 00 ~ 9 : 00 畫在內部的設計

我們可以看到早上 6 ~ 9 點被劃在圓圈裡面,而且線條比較淡,因為在這個時間範圍,我們多半是在去工作的路上,所以這段期間不太有代辦事項需要處理,因此 Patrick 將早上這段通勤時間設計在 Chronodex 的內部,此外也能用來分隔晚上 6 ~ 9 點的格子。

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二、21 : 00 ~ 24 : 00 的虛線設計

如果大家仔細看 Chronodex 的結構,會發現早上 9 ~ 12 點跟晚上 9 ~ 12 點是在同個位子。

裡面的扇形形狀是屬於早上 9 ~ 12 點的範圍;外圍的虛線是晚上 9 ~ 12 點。

因為早上 9 ~ 12 點通常是工作最忙碌的時候,通常有許多會議要開、許多文件要處理,所以比重較重。而晚上的行程就可以用虛線來表示。

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三、鐘面的形狀設計

會做成像時鐘的形狀,甚至連刻度都一樣,是因為,我們最常辨認時間的方式除了數字時鐘外,就是這種圓形的時鐘刻度了。此外我們也常用「x 點鐘方向」來表示某個方位,所以這種形狀可以說是深植我們心中,非常直覺。

四、可擴充的設計

Chronodex 不像一般的 GTD 工具會預先幫我們把每天、每個時間的格子都畫好,在被侷限的情況下,如果剛好沒有規劃,這些格子就被浪費了。Chronodex 的設計可以讓我們自由貼在任何筆記本中,變相來說就是不會被格子限制住,可以自由在任意的區域寫上會議、時程、細節...等等,最後只需要劃一條線連回 Chronodex 做連結即可。

 

此外,從中間的圓往外看出去,可以看到有 3 個高低不同的扇形圖案,這樣的高低設計是為了解決當時間重複的情況發生。

了解 Chrondex 的基礎設計概念後,就可以上手基本的 Chronodex 規劃囉。如果你對 Chronodex 有強烈的興趣,想更了解他的設計理念,歡迎到 Chronodex 的社團欣賞交流:https://www.facebook.com/chronodex


◆ 利用 Chorondex 規劃沒有重複的行程 ◆

一開始先把所有要做的事情,包含幾點到幾點都全部條列出來,讓我們以下面這個行程為例子。

  • 11:00~12:00:和行銷開會確認活動 A 細節
  • 13:00~15:00:週會(記得和主管確認網站流程)
  • 15:00~17:00:製作 event site & 活動 Banner
  • 18:00~19:00:開會討論

如同上面這樣的條列,把要做的事情列出來之後,就可以使用 Chronodex 囉。Chronodex 的時間範圍就是用畫圈圈來表示,我們可以把上面的行程畫成下圖:

▼ 第一個行程:11:00 ~ 12:00

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▼ 再加上第二個行程:13 : 00 ~ 15 : 00

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▼ 第三個行程:15 : 00 ~ 17 : 00

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▼ 最後一個行程:18 : 00 ~ 19 : 00

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以上就是 Chronodex 每個步驟的分解畫法,簡單來說,就是找出開始跟結束的時間,將他連成一個扇形圖案即可。


◆ Chorondex 常見的畫法 ◆

但大家有沒有發現,如果時間與時間間隔很近的話,全部黏在一起一定會搞混,所以 Chronodex 常見的畫法有三種:

 

一、用同顏色的筆加強範圍的框線作為區隔

如果手上只有一支顏色的筆,建議不要把範圍塗滿,不然看起來會非常雜亂。單色的筆最好只加重框線,只要達到區隔的效果即可。

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二、用不同顏色的筆畫出範圍框線作區隔

想走花花綠綠的繽紛路線嗎?那就要用各種顏色的筆做區隔啦,用高彩度的筆繪製,加上低彩度的筆在旁邊做註解,保證讓你的 Chronodex 與眾不同。而用不同顏色的筆又可以分為兩種作法,分別是只畫框跟塗滿範圍,用不同顏色的其實隱約就有區隔的作用了,所以用哪種效果都可唷。

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三、用不同顏色的筆塗滿範圍做區隔

如果塗滿範圍的話,還要不要特別把框線加粗呢?我覺得如果有塗滿就不用特別加粗框線了,畢竟塗滿跟框線都是一種區隔,擇一使用就可以囉。

 

以上三種就是常見的 Chronodex 繪畫方式,我自己是偏好最後一種,直接用色筆把範圍塗滿。一眼望過去可以很清楚的看到每個時間點要做甚麼事情,以及所耗費的總時間。


◆ 利用 Chorondex 規劃重複的行程 ◆

在上面的例子中,所有的行程都沒有重複,但有時候會發生工作與私人行程重疊的狀況,如果我們把它寫成列表,要一直上下對照才能看到哪些地方有重複。而使用 Chronodex 的好處就在於我們能夠一眼看出重複的行程,此外,透過這種高低的扇形設計,可以讓我們有在同個時間點,重複 3 個不同行程的彈性唷。

也許有人會覺得 3 個行程好像有點少?但我想一個人就算再怎麼忙,同個時間也不可能同時做超過 3 件事情,所以 Patrick 這樣的規劃對我們來說應該是很夠用了:)

同樣以列表行程作範例,這次的差別在於因為代辦事項的類型(私人、工作)不同,所以可能會發生「同個時間點要處理 2 件以上事情的情境」。

▼ 工作的列表範例

  • 11:00 ~ 12:00:和行銷開會確認活動 A 細節
  • 13:00 ~ 15:00:製作 event site & 活動 Banner
  • 15:00 ~ 17:00:產品上線
  • 17:00 ~ 18:00:週會(記得和主管確認網站流程)

▼ 私人的列表範例

  • 14:30 ~ 15:00 電話跟銀行聯絡
  • 16:00 ~ 17:00 到公司樓下買晚餐

接著我們把焦點放在有重複的這一段行程上,以「13:00 ~ 15:00」為例子,恰巧有兩個重複的事情要完成,我們可以利用高低的扇型來把這兩個行程分開。

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而在這樣重複的行程規劃上,我建議大家可以用不同顏色的筆畫出範圍,而每一種顏色的筆最好都有他代表的意義。例如紅色是公事,藍色可以作為私事標記。

接著我們再把第2個會重複的行程「15:00 ~ 17:00」寫上去,可以看到最後完成的 Chronodex 是個非常漂亮的圖案。如果有需要特別註記的項目,我們習慣會在 Chronodex 裡用箭頭拉出來說明。

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◆ Chronodex 進階欣賞與運用 ◆

我覺得 Chronodex 是一個很棒的 GTD 工具,雖然看起來只是一個簡單的圖形,但用起來才發現他居然可以塞下那麼多的行程,而且透過時鐘圖形,連重疊的部分都看得好清楚。

最後就讓我們欣賞 Chronodex 的設計者 Patrick,是怎麼運用 Chronodex 的(以下圖片取自 Patrick 的 Flickr 相簿):

 

▼ 特別為 A5 手帳設計的 Chronodex 風格

 

▼ 適用於 TN 尺寸的 Chronodex,一面可以記錄 3 天的 GTD

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作者: MUKI wu (版權所有翻印必究。)

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