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神奇的手帳整理魔法:5-13 利用便利貼,做專案管理更彈性

MUKI wu
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◇ 不用學甘特圖軟體 善用手帳與便利貼 也能做好有彈性的專案管理 ◇

如果你的工作是 PM,或實際有參與專案的規劃,也許需要繪製甘特圖來排定專案時程。

現在有許多電腦軟體可以製作甘特圖,但是在草創時期、要跟團隊討論時程,需要常常修改的時候,使用電腦軟體是會有諸多不便的,光是在操作上移來移去應該就覺得很煩了,所以在專案時程敲定前的討論,我覺得用「紙筆」絕對是最有效率的方式,可以利用A4 紙以及便利貼,做出非常靈活的甘特圖唷!


首先我們要用 A4 紙做出每個月的月間項目欄,也就是「 一張 A4 紙 = 一個月」,上面會有每個月 30 天的欄位,也許你會有這樣的疑問:「難道要在 A4 紙上畫 30 個欄位嗎?」,其實不用那麼麻煩唷,還記得我在 手帳內頁不夠了?發揮巧思自己做 幫筆記加上動人頁面 有跟大家介紹許多內頁下載的網站嗎?其中 pdf de calendar 就有提供漂亮的月間項目欄,而且是一整年份的唷!大家不用辛苦地拿 A4 畫畫畫,只要到 pdf de calendar 下載印出來就可以了!

(2013 年編按:可以到 http://pdc.u1m.biz 下載 A4 編號 #13219 的月間項目欄,並且影印出來。)

▼ 非常漂亮的月間項目欄

看到這樣的配置,對常畫甘特圖的朋友來說應該不陌生,在最左側的欄位可以填上專案的大方向或是大分類,對照日期的欄位則是專案的細節,長度可以依照自己的需求做調整。大方向如果確定,可以直接寫在紙上,當然也可以用便利貼隨時更改位置。


◆ 專案的細節 ◆

專案細節的部份,建議大家先使用便利貼填寫各項目,不要急著寫在紙上。畢竟計畫趕不上變化,一開始預想 A 細節要在月底完成,但往往在討論之後才發現,最需要調整的就是時程,所以利用便利貼可以快速的在時間上做轉換,月底不行?便利貼一撕,迅速換到月初。

▼ 先把所有專案細節都寫在便利貼上,討論起來會更有效率


◆ 專案的時程 ◆

專案的時程長度該怎麼用便利貼表示呢?如果時間太短,可以把便利貼摺起來;時間太長可以把兩張便利貼黏住。如此一個草創階段的甘特圖就可以在大家的討論開會中呈現出來了。





作者: MUKI wu (版權所有翻印必究。)

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