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神奇的手帳整理魔法:5-9 活用紙膠帶,有效率的管理名片

MUKI wu
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◇ 名片不怎麼管理?活用紙膠帶與便條,讓你馬上找到重要人脈 ◇

踏入職場後,常常需要跟別人交換名片,尤其是業務,或是像我們這種常在跑社群的工程師,名片上的公司行號或是個人名字,可說是代表了自己在別人心目中的第一印象。

市面上有很多名片收集冊產品,有大本可以收納數量多的名片、小本方便攜帶、厚一點的、薄一點的、商務的、有設計感的... 等等,簡直就跟手帳一樣千變萬化了。我們可以依照自己的需求選一本適合自己的名片收集冊,但是買來之後,不是光只有把名片放進去,就算是收集完全囉。

如果你以前總是把名片塞進簿子裡就算整理名片,那現在試著打開名片簿,隨便翻開一張名片,回想一下這位名片主人的臉孔,或是跟他認識的經過吧!我敢保證,如果名片主人原本就跟你不是很相熟的朋友,你一定記不起來這個人在做甚麼,或是當初為了甚麼目的而交換名片。那這樣交換名片的意義就無法達成了,你也只是多了一張不知道主人的名片,這樣不是很可惜嗎!

要怎麼有效利用名片簿呢?名片簿除了收藏名片之外,還可以利用紙膠帶或是便條紙,在名片簿上做些註解喔。放名片的時候,在外層貼上紙膠帶或是便條紙,寫上任何有關名片主人的細節,或是你對他感興趣的部分,這樣下次在看名片時,就不會發生忘了誰是誰的窘境。此外,利用紙膠帶好撕好黏的特性,可以讓我們整理名片,想替名片搬家的時候,直接把寫過的註解撕掉,完全不會破壞名片簿唷!


◆ 搭配索引,將名片簿做分類 ◆

除了在名片簿上加上註解之外,還有什麼方法可以把名片簿的功能發揮到淋漓盡致呢?搭配前面提到的索引方法,整理名片也非常好用。

使用強大的紙膠帶搭配索引貼紙,在名片簿上建立索引,但請大家千萬不要傻傻的做「筆劃索引」,或是「注音索引」、「字母索引」... 等這種超沒效率的索引。要記得,索引就是快速找到自己想要的資訊,但當成疊的名片攤在名片簿上,而你根本記不得這些公司、這些人的大名時,做這種「筆劃」、「注音」...索引好像沒什麼效率齁。

建議大家,換個思維做索引,改用「名片的屬性」做索引吧!例如這張名片是美食餐廳,那我們可以建立一個叫作「美食」或是「餐廳」的索引,以後當你不知道要吃什麼東西時,翻到那裡就可以順利找到許多美食店家,快速的從裡面做挑選。又或者這張名片是跟你同個產業的同行名片,像我是前端工程師,我就可以給自己建立一個「前端」的索引,如果同行需要交流靠著索引同樣很方便。



至於名片簿要預留多大的空間塞這些名片呢?當然還是要取決你的工作環境是否常會交換名片?或者是你是否有每經過一家店必拿名片的習慣?我會建議常拿的名片類型留一半的空間給他,次要的就是剩下那一半空間再分一半;名片簿可以多買幾本,但屬性類似的請放在同一本名片簿中。

名片簿不一定要以塞滿為目標,但所有的名片都記得要寫上你的註解,我覺得這才是有意義的使用名片簿,而不是單純只把名片簿當成一個放在牆上生灰的收集冊。




作者: MUKI wu (版權所有翻印必究。)

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